Buenas prácticas de uso

10.1. Uso diario recomendado #

Weembox está diseñada para que tu flujo de trabajo con el correo sea simple, rápido y estructurado.
Estas son las recomendaciones clave para el día a día:

📅 Cada mañana: #

1. Entra en el Dashboard para ver tus Pending Actions y eventos próximos.
2. Revisa el buzón principal y marca los nuevos correos como pendientes si requieren seguimiento.
3. Usa Responder con IA para mensajes repetitivos o consultas frecuentes.
4. Comprueba las carpetas de clasificación automática para verificar que todo está ordenado.

🌙 Al final del día: #

1. Marca como atendidos los correos gestionados.
2. Revisa las acciones pendientes y completa las que hayan sido resueltas.
3. Archiva o elimina correos innecesarios para mantener una bandeja limpia.
4. Si te ausentarás, activa tu modo Fuera de Oficina desde el panel de configuración.

📍 Objetivo: mantener la bandeja de entrada como un tablero de control, no como un almacén de correos.

10.2. Aprovechar la IA de forma responsable #

La inteligencia artificial de Weembox está diseñada para ayudarte, no para sustituir tu criterio.
Sigue estos consejos para usarla con eficiencia y seguridad:

🤖 Buenas prácticas con la IA: #

• Revisa siempre las respuestas generadas. Aunque Weembox es precisa, tú eres quien da el tono final.
• Usa el “Style Configuration” para adaptar las respuestas a tu estilo personal o corporativo.
• Corrige los resultados cuando sea necesario: la IA aprende de tus acciones.
• Evita incluir datos sensibles o confidenciales en mensajes automáticos.
• Combina IA y criterio humano: usa la IA para redactar, pero elige tú cuándo y qué enviar.

📍 Ejemplo práctico:

Si Weembox genera una respuesta comercial, añade una frase personalizada o mención al contexto del cliente antes de enviarla.
Esto genera cercanía y refuerza la confianza.

10.3. Coordinación en buzones compartidos #

El trabajo en equipo es una de las fortalezas de Weembox. Para que funcione de manera fluida, es importante mantener una comunicación visual y operativa clara entre los miembros del equipo.

👥 Recomendaciones: #

• Usa el color de tu perfil como firma visual en los buzones compartidos.
• Marca los correos como pendientes o atendidos solo si tú los gestionas directamente.
• No borres mensajes que otros miembros aún no hayan revisado.
• Anota en comentarios o respuestas internas los pasos realizados o decisiones tomadas.
• Evita duplicar respuestas: si otro usuario ya respondió, el correo se mostrará como atendido.

📍 Consejo:
Al final de la jornada, revisa la actividad del equipo en el Dashboard. Te permitirá ver quién ha atendido qué, y detectar correos sin seguimiento.

10.4. Revisión periódica de reglas y estilos #

Con el tiempo, las necesidades de tu negocio o equipo pueden cambiar.
Por eso, es recomendable revisar y ajustar tus reglas de automatización para mantener la máxima eficacia.

🧩 Qué revisar regularmente: #

• Reglas de clasificación automática: asegúrate de que siguen siendo relevantes.
• Reglas de auto-respuestas: ajusta el contenido, condiciones y tono.
• Configuración de Style Configuration: actualiza tu tono si cambia tu tipo de comunicación.
• Firmas: verifica que los datos de contacto estén actualizados.

📍 Tip: establece una revisión trimestral de tus automatizaciones. Te permitirá detectar correos no clasificados, respuestas innecesarias o reglas obsoletas.

10.5. Seguridad y privacidad de la información #

Weembox cumple con las normas más estrictas de protección de datos.
Aun así, el buen uso de la herramienta por parte de los usuarios es clave para garantizar la seguridad de la información.

🔐 Buenas prácticas de seguridad: #

• No compartas tus credenciales con nadie.
• Usa WorkOS (SSO) siempre que sea posible para mejorar la seguridad.
• Evita reenviar correos con información sensible fuera del entorno corporativo.
• Revisa los permisos antes de compartir un buzón con nuevos usuarios.
• Cierra la sesión si trabajas en un equipo o dispositivo compartido.

📍 Recuerda:
La IA de Weembox no almacena ni comparte contenido de tus correos con terceros. Los análisis se realizan de forma segura dentro del entorno de la plataforma.

Resumen del capítulo #