6.1. Qué son las auto-respuestas #
Las respuestas automáticas inteligentes son mensajes generados por la IA de Weembox que se envían o preparan automáticamente cuando llega un correo que cumple ciertas condiciones.
Estas reglas permiten contestar a los remitentes con mensajes personalizados, sin intervención humana, pero manteniendo siempre el tono y estilo definidos en el perfil de cada usuario o empresa.
🔹 Objetivo principal: #
Ahorrar tiempo, garantizar respuestas rápidas y mantener una comunicación profesional constante, sin perder coherencia con la identidad de marca.
6.2. Cuándo conviene usarlas #
Las auto-respuestas son ideales en los siguientes casos:
- Cuando recibes consultas frecuentes (precios, disponibilidad, soporte técnico…).
- Si quieres confirmar la recepción de un correo antes de dar una respuesta más detallada.
- Para responder automáticamente fuera del horario laboral.
- Cuando deseas mantener informado al cliente mientras tu equipo revisa la solicitud.
- En buzones de atención masiva (soporte@, ventas@, info@).
📍 Ejemplo:
“Gracias por contactarnos. Hemos recibido tu mensaje y te responderemos en breve.
Si tu consulta es sobre un pedido, por favor incluye el número en tu próxima respuesta.”
6.3. Configuración de una regla de respuesta #
Cada regla define cuándo se enviará una respuesta y qué mensaje se utilizará.
⚙️ Cómo crear una nueva regla #
- Dirígete a Auto-respuestas → Nueva regla.
- Completa los siguientes campos:
- Nombre de la regla: Ej. “Confirmación de pedido”.
- Buzón asociado: el buzón sobre el que actuará la regla.
- Condiciones: palabras clave o frases que activarán la respuesta (Ej. pedido, presupuesto, factura).
- Respuesta generada: texto o plantilla que se enviará automáticamente.
- Estado: puedes activarla o dejarla en modo borrador.
- Horario: determina si se aplica todo el día o solo en determinadas franjas horarias.
- Módulos activos: si quieres usar datos en tiempo real (por ejemplo, de WooCommerce o Calendario).
- Guarda la regla.
Una vez activada, Weembox revisará cada nuevo correo y decidirá si debe responder aplicando esa configuración.
6.4. Módulos disponibles #
Las respuestas automáticas pueden enriquecerse con módulos dinámicos, que permiten incluir información real obtenida de otras fuentes o sistemas.
🔸 6.4.1. WooCommerce #
Ideal para tiendas online o negocios con ventas por Internet.
Permite consultar automáticamente el estado de un pedido y generar una respuesta adecuada.
Ejemplo de uso:
Cliente: “¿Podrían confirmarme si mi pedido #294 está enviado?”
Weembox responde:
“Tu pedido #294 fue enviado el martes 3 de octubre.
Recibirás la confirmación de entrega en las próximas 24 horas.”
También puede detectar estados como pending, processing, completed o cancelled y adaptar el mensaje en consecuencia.
🔸 6.4.2. Calendario #
Permite conectar una fuente de calendario (por ejemplo, Google Calendar o un enlace ICS público) para revisar disponibilidad o confirmar citas automáticamente.
Ejemplo de uso:
Cliente: “¿Tienen disponibilidad para reunión el viernes a las 10h?”
Weembox analiza el calendario y responde:
“El viernes a las 10h ya tenemos una reunión programada, pero podemos ofrecerte un espacio a las 12h o el lunes siguiente.”
🔸 6.4.3. Soporte y atención al cliente #
Crea respuestas estándar para consultas técnicas, tickets o incidencias.
Ejemplo de uso:
“Gracias por tu mensaje. Nuestro equipo de soporte está revisando tu incidencia y te contactará en un plazo máximo de 24 horas.
Mientras tanto, puedes consultar nuestra guía rápida aquí: [enlace].”
📍 Consejo: Personaliza estos mensajes con tu tono y firma para mantener cercanía sin perder profesionalidad.
6.5. Ejemplos de reglas efectivas #
| Caso de uso | Condición detectada | Respuesta generada |
|---|---|---|
| Confirmación de recepción | “Consulta”, “Solicitud”, “Mensaje recibido” | “Gracias por tu mensaje, lo estamos revisando.” |
| Consultas comerciales | “Presupuesto”, “Cotización” | “Nuestro equipo comercial te enviará una propuesta en las próximas horas.” |
| Soporte técnico | “Error”, “Problema”, “Incidencia” | “Hemos registrado tu solicitud y te daremos una solución a la mayor brevedad.” |
| Seguimiento de pedido | “Pedido”, “Envío”, “Entrega” | “Tu pedido se encuentra en proceso. Te notificaremos su estado pronto.” |
| Vacaciones o ausencia | “Fuera de oficina”, “No disponible” | “Gracias por tu mensaje. Estaré fuera hasta el lunes 14 y responderé a mi regreso.” |
6.6. Supervisión de respuestas enviadas #
Cada vez que Weembox genera o envía una respuesta automática, se registra un log de actividad, accesible desde la misma sección de Auto-respuestas.
🧾 Qué información incluye el registro: #
- Fecha y hora de la respuesta.
- Buzón utilizado.
- Asunto del correo original.
- Tipo de regla activada.
- Si la respuesta fue enviada automáticamente o guardada como borrador.
Los administradores pueden revisar este historial para analizar el funcionamiento de las automatizaciones y evitar respuestas duplicadas.
📍 Consejo: Si una respuesta automática no es adecuada para un caso concreto, desactiva temporalmente la regla desde el panel sin eliminarla. Así puedes reactivarla más adelante.
Resumen del capítulo #
| Función | Descripción |
|---|---|
| Auto-respuestas inteligentes | Responden automáticamente a correos según condiciones configuradas |
| Módulos dinámicos | Integran datos reales de WooCommerce, Calendario o Soporte |
| Style Configuration | Aplica tu tono y firma a todas las respuestas IA |
| Control de horarios | Activa o desactiva las respuestas en función del día o la hora |
| Registro de actividad | Permite revisar todas las respuestas automáticas enviadas |